Häufige Fragen zur Krebsregistermeldung mit OncoCase

OncoCase richtet sich an ambulant tätige onkologische Praxen, MVZ und Kliniken und unterstützt alle Krebsentitäten.

OncoCase richtet sich an ambulant tätige onkologische Praxen, MVZ und Kliniken und unterstützt alle Krebsentitäten.

OncoCase ist durch die Krebsregister als System für die Umsetzung von Krebsregistermeldungen zertifiziert

OncoCase wird kostenlos angeboten. Praxen/MVZ/Kliniken vereinnahmen die Vergütung für Krebsregistermeldungen zu 100%.

Nein. OncoCase arbeitet cloudbasiert und muss nicht installiert werden. Es sind daher keine Anpassungen an Ihrer lokalen IT-Infrastruktur erforderlich.

Typischerweise gibt es zwei Gruppen von Daten zu einem Patienten:

·       Strukturierte Daten, die typischerweise im Praxisverwaltungssystem (PVS) als „Zahl“ gespeichert sind: Datenübertragung via Schnittstelle bzw. vergleichbare Prinzipien zu OncoCase.

·       Unstrukturierte Daten, die typischerweise Informationen zu einem Patienten beinhalten, die auf Dokumenten (pdfs, Word-Dokumente, Karteikarten, Therapieprotokolle, etc.) zu finden sind: Übertragung dieser Dateien an OncoCase via Skript oder, alternativ, via manuellem Upload.

Der Anspruch von OncoCase ist ausdrücklich die Minimierung des Aufwands in der Einrichtung. Wo immer möglich werden bestehende Daten aus vorhandenen Systemen genutzt, sodass Dateneingaben durch Praxis- oder Klinikpersonal nicht notwendig sind.

Im Rahmen der Einführung wird gemeinsam festgelegt, welche Daten und Dokumente pro Patient übertragen, eingegeben oder hochgeladen werden. Daraus entsteht eine wöchentliche Checkliste, die den laufenden Betrieb auf einen festen, überschaubaren Rhythmus bringt. In >90% der Fälle gelingt die vollständige Automatisierung der Datenübertragung – bis auf die gelegentliche Kontrolle der Abrechnungen der Krebsregister besteht damit in der Praxis KEIN AUFWAND.

Hinzu kommt: Was einmal in OncoCase dokumentiert ist, muss für Registermeldungen, Zertifizierungen, Tumorboards und Studien nicht erneut gefunden und eingegeben werden.

Ja. Sie werden zu 100 % von diesen Tätigkeiten befreit. OncoCase ist für die Meldung an die Landeskrebsregister zertifiziert. Wir nutzen die von Ihnen dokumentierten Daten und führen die Meldungen automatisch durch – dies schließt auch die Beantwortung von Rückfragen mit ein.

Nach jeder Meldung erhalten Sie im OncoCase-Portal eine Rückmeldung, welche Registermeldungen zu welchem Zeitpunkt erfolgt sind.

Meldungen an weitere staatliche oder berufsgenossenschaftliche Register, die nicht durch die Industrie finanziell unterstützt werden, übernehmen wir nach Absprache ebenfalls, in der Regel ohne zusätzliche Kosten

Sie erhalten über das OncoCase-Reporting-Portal einen vollständigen, strukturierten Datenpool Ihrer eigenen Patienten sowie vorprogrammierte Cockpits für eigene Analysen von Patientenzahlen, Behandlungsmustern und Outcomes.

Auswertungen lassen sich unter anderem nach folgenden Merkmalen filtern:

•     Soziodemographie (Alter, Geschlecht)

•     Datum bzw. Jahr der Erstdiagnose

•     Lokalisation

•     T-/N-/M-Status und UICC-Stadium

•     Histologie (z. B. Adenokarzinome, Plattenepithelkarzinome)

•     Mutationen und Marker (z. B. KRAS, MET-Ex, NRG1, ALK, EGFR 18, ROS-1)

•     Therapieregime

Auf Basis der Patienten, die die Filterkriterien erfüllen, wird automatisch ein Report zu den wesentlichen Outcomes und Charakteristika erzeugt.

Zertifizierungen und Datenabfragen. Die im Rahmen von Zertifizierungen und Qualitätssicherungsprozessen erforderlichen Auswertungen generieren Sie über das Reporting-Portal in wenigen Minuten. Die Aufwände rund um Patientenidentifikation und Datenauswertung entfallen.

Tumorboards. Tumorboards verlangen in der Regel eine Vorab-Datenlieferung, oft in standardisierten Formaten. Mit OncoCase finden Sie die relevanten Patientendaten unmittelbar. Sofern das jeweilige Tumorboard dies anbietet, können wir die Daten zusätzlich über standardisierte Schnittstellen automatisch bereitstellen.

Viele Einrichtungen lehnen Anfragen zu nicht-interventionellen retrospektiven Studien ab, weil der administrative Aufwand für Patientenidentifikation, Schulungen und Dateneingabe im Tagesgeschäft nicht zu bewältigen ist. Mit OncoCase reduzieren wir diesen Aufwand um nahezu 100 % – OncoCase-Zentren können solche Anfragen ab sofort positiv beantworten.

Der Ablauf:

•     Das OncoCase-Team koordiniert die Studienanfrage, einschließlich der Prüfung, ob geeignete Patientenprofile in Ihrem Datensatz vorliegen.

•     Sie entscheiden und unterschreiben den Studienvertrag.

•     Die Umsetzung erfolgt durch mit dem Auftraggeber abgestimmte Lieferungen ausschließlich anonymisierter Daten.

•     Im OncoCase-Portal sehen Sie, für welche Ihrer Patienten Daten bereitgestellt wurden.

•     Sie stellen dem Auftraggeber die Vergütung in Rechnung. Unsere Tätigkeit wird mit 25 % Ihrer erhaltenen Vergütung erstattet; 75 % verbleiben bei Ihnen.

Setzen Sie eine Studie mithilfe von OncoCase selbst um, verbleiben 100 % der Vergütung bei Ihnen.

Eigentum und Kontrolle. Sie erhalten den vollständigen Datensatz Ihrer Patienten – in Ihrem Eigentum und unter Ihrer Kontrolle. Sie können die in OncoCase strukturierten Daten flexibel für eigene Zwecke nutzen, etwa für interne Auswertungen oder Studienteilnahmen.

Rolle von GIPAM. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung, der die Funktion von GIPAM als Auftragsdatenverarbeiter regelt und die Bedingungen des europäischen und deutschen Datenschutzrechts erfüllt.

Speicherort. Deutschland – auf GIPAM-Servern. Personalisierte Patientendaten werden nicht transferiert.

Zugriffsmodell. Zugriff haben ausschließlich Ihre Einrichtung sowie eine geringe Anzahl von Administratoren bei GIPAM, die umfassend datenschutzrechtlich geschult sind.

Technische Maßnahmen. Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz werden nach aktuellem Stand der Technik umgesetzt.

Löschung. Auf Anforderung eines Patienten oder Ihrer Einrichtung werden Daten innerhalb von zwei Wochen gelöscht.

Die OncoCase-App ist ein Zusatzangebot für Patienten und Angehörige, das für Patienten kostenlos ist und für iOS und Android verfügbar ist. Sie befindet sich derzeit als Pilot im Bereich Lungenkrebs.

Funktionen:

•     Umfassende Informationen zu Erkrankung und Therapie, ein eigens programmierter Chatbot sowie Kontaktdaten für den Notfall

•     Terminmanagement und Terminerinnerungen

•     Regelmäßige Dokumentation von Symptomen, Nebenwirkungen und Lebensqualität über einfache Fragebögen

•     Standardisierte Auswertungen, die Patienten als „Arztbericht" zur Konsultation mitbringen können

•     Auf Wunsch Integration praxisspezifischer Inhalte, die Sie selbst bestimmen, sowie Push-Nachrichten an einzelne Patienten oder Patientengruppen

Möchte eine Patientin oder ein Patient die App nutzen, erfolgt vorab eine umfassende Aufklärung über Datennutzung und -speicherung; die Nutzungsbedingungen werden zugestimmt. Die Aufklärungs- und Einwilligungsunterlagen stellen wir bereit.

Vertrag

•     Wir senden Ihnen einen Vertragsentwurf zu, der insbesondere die Funktion von GIPAM als Auftragsdatenverarbeiter regelt und die Bedingungen für die kostenlose Nutzung festschreibt.

Technische Umsetzung

•     Keine Installation erforderlich – OncoCase arbeitet cloudbasiert.

•     Sie beauftragen GIPAM, mit dem Anbieter Ihres Praxisverwaltungssystems (PVS) die Schnittstelle zur Datenübertragung zu klären, sowie mit der Abstimmung gegenüber Ihrem lokalen Krebsregister.

Einführung im Betrieb

•     Gemeinsame Festlegung der Daten und Dokumente, die pro Patient übertragen oder hochgeladen werden.

•     Erstellung einer wöchentlichen Checkliste für den laufenden Betrieb.

•     Kurze Einführung in die OncoCase-Reports.

Auf Wunsch: Abstimmung zur Einbindung der OncoCase-App (derzeit Lungenkrebs).